Power BI : les Datasets

A l’heure où les collaborateurs sont de plus en plus nombreux à travailler sur les mêmes rapports et donc les mêmes données, il est crucial de proposer une solution technique permettant de créer des jeux de données utilisés par plusieurs rapports.

La solution de Power BI pour avoir des modèles de données partagés entre plusieurs rapports s’appelle les jeux de données (Datasets). Ce sont l’équivalent des univers de la suite SAP BusinessObjects.

Pourquoi utiliser des Datasets ?

La valeur ajoutée de la Business Intelligence se situe dans la couche sémantique (univers et notamment couche de gestion pour ce qui est de SAP BusinessObjects). Dans le cas de Power BI, la valeur ajoutée se situe dans les Datasets et la bonne conception du jeu de données qu’ils représentent.

L’objectif des Datasets Power BI est multiple :

  • Maintenir la logique à un seul emplacement pour simplifier les mises à jour
  • Garantir l’unicité de l’information
  • Assurer la fiabilité et la qualité des données
  • Actualiser une seule fois le Dataset, et non pas tous les rapports qui se basent sur le même modèle de données
  • Favoriser l’utilisation de plusieurs rapports basés sur un même Dataset

L’intégralité de la gestion des Datasets est réalisée à partir de la plateforme Web Power BI Service.

Mise à disposition de Datasets

Pour créer un jeu de données, il suffit de créer un modèle de données dans un rapport Power BI Desktop (.pbix ou .pbit) et de le publier sur le service Power BI. Ainsi, en plus du rapport, le jeu de données va être importé sous forme séparée et il pourra ainsi être réutilisé dans d’autres rapports.

Le jeu de données sera importé de manière séparée à chaque fois qu’un rapport Power BI sera publié. Vous verrez alors apparaitre le message suivant :

Gestion des jeux de données Power BI
Jeux de données pour datasets power bi

Utilisation des Datasets

La gestion des Datasets est réalisée depuis Power BI Service.

Gestion Datasets Power BI

A partir d’un Dataset, il est possible de réaliser les actions suivantes :

  • Créer un rapport: ouvre un nouveau rapport basé sur le modèle de données sélectionné. Ce rapport n’est pas créé par défaut dans votre espace de travail, il est en mode brouillon, pensez donc à l’enregistrer pour le conserver
  • Des fonctionnalités qui nécessitent l’installation d’une passerelle de données locale (article de blog à paraitre prochainement) :
    • Actualiser maintenant: actualise le jeu de données immédiatement
    • Planifier l’actualisation: donne la possibilité de planifier l’actualisation quotidienne ou hebdomadaire du jeu de données en précisant un horaire. Il est possible de recevoir une notification en cas d’échec d’actualisation
Planification des actualisations sur Power BI
  • Afficher les éléments associés: tableaux de bord et rapports utilisant le jeu de données
Contenu associé dans Power BI

De plus, un menu contextuel propose huit actions supplémentaires :

Actions supplémentaires proposées

Trois de ces fonctionnalités sont notables :

  • Analyser dans Excel: permet d’utiliser Excel pour explorer le jeu de données, en ayant donc notamment accès aux segments, aux graphiques et aux tableaux croisés dynamiques
Analyse Excel Datasets Power BI
  • Obtenir Quick Insights: Power BI calcule automatiquement de nombreux aperçus et indicateurs. Vous avez ensuite la possibilité d’épingler ces visuels sur un de vos tableaux de bord.
Quick Insights datasets
Epingler sur Power BI
  • Gérer les autorisations: gérer les accès au Dataset, avec des options qui permettent d’interdire à l’utilisateur de partager le Dataset, d’interdire à l’utilisateur de générer du contenu à partir des jeux de données sous-jacents (aussi appelée autorisation de génération)
Gestion des autorisations

Valider un Dataset

La promotion des Datasets est une étape importante qui permet d’indiquer aux utilisateurs que les Datasets sont prêts à être utilisés.

Cette étape de promotion peut être complétée par une étape de certification qui indique que le jeu de données est fiable et de qualité. Cette étape de certification est réalisée par exemple par un groupe d’experts, désigné au préalable.

Promotion validation des Datasets dans Power BI
Promotion d'un dataset sur Power BI

CONCLUSION DE L’EXPERT

Microsoft Power BI offre un puissant outil de modèle de données avec les Datasets. Ceux-ci peuvent être considérés comme un équivalent des univers de la suite SAP BusinessObjects.

La gestion des Datasets est réalisée depuis Power BI Service. La certification des Datasets est une étape importante pour garantir la fiabilité des données mises à disposition des utilisateurs.

L’utilisation d’un Dataset pertinent est donc cruciale, que ce soit pour faciliter les mises à jour du modèle de données, capitaliser sur des modèles, mais aussi pour mieux gérer les rafraichissements des données.



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