Des rapports WebI sur Excel… en mode Web !

Parmi les nouveautés de WebIntelligence en BI 4.1 (Nouvelles interfaces, nouveaux graphes, Grouper les valeurs, etc.), il en est une qui est notable car elle correspond à une forte attente de la part de tous les utilisateurs DeskI des versions précédentes … Il s’agit de la possibilité de réaliser des documents WebI sur une source de type Excel tout en restant à 100% en mode Web !

C’est cette nouveauté que nous souhaitons aujourd’hui partager avec vous et en profiter pour vous offrir un petit tutoriel.

La question est donc la suivante : Comment puis-je créer un rapport WebI en mode web sur des données d’un fichier Excel ?

Etape 1 : Le fichier Excel

La première des étapes est bien entendu d’avoir à sa disposition un fichier Excel en local ou sur un disque réseau. Nul besoin que ce fichier soit accessible depuis le serveur BO puisque vous allez tout faire à partir de votre poste.

Nous concernant, nous utiliserons un fichier Suivi Budgets.xlsx contenant les informations relatives à mes budgets ainsi qu’à leur consommation effective par Service :

WebIntelligence Excel

Etape 2 : L’export vers le BI Launchpad

Deuxième étape, rendre mon fichier Excel accessible sur le serveur BO.

Pour ce faire, je dois me connecter au BI Launchpad (anciennement InfoView) avec mon compte, me positionner sur le dossier dans lequel je souhaite déposer le fichier (en l’occurrence le dossier « Mes Favoris » dans notre exemple) et utiliser le menu « Nouveau/Document local » à ma disposition :

Accessibilité fichier serveur BO

La fenêtre suivante s’affiche :

Accessibilité fichier BO

Un clic sur le bouton « Parcourir » pour renseigner le chemin du fichier Excel sur mon poste …

Je peux ici rajouter une description ou des mots clés qui pourront ensuite être utilisés dans les fonctions de recherche du portail.

Je peux également positionner une catégorie sur mon fichier Excel.

Dans notre cas, nous nous contenterons de renseigner le chemin et de cliquer sur le bouton « OK » pour provoquer l’import du fichier dans le BI Launchpad.

Et voilà, mon fichier est disponible en tant que « fichier agnostique » dans le dossier « Mes Favoris » :

Importe fichier BI Launchpad

Jusque là, rien de très nouveau, les documents agnostiques existaient déjà en version XI3.1 …

C’est maintenant que la nouveauté prend toute son importance :

Etape 3 : Création du document WebIntelligence

Je crée un document WebIntelligence de la façon habituelle :

Création document webi

La fenêtre qui s’ouvre me demande de choisir la source des données, comme d’habitude. La différence est qu’aujourd’hui (depuis la BI4.1 SP2), j’ai une nouvelle source de données à ma disposition : « Excel » !

Sélection Excel dans Webi

Si je choisi cette source de données, WebI me propose de parcourir les dossiers du référentiel auxquels j’ai accès pour trouver ce fichier Excel. J’y retrouve bien mon fichier agnostique stocké dans « Mes favoris » :

Favoris Excel webi

La fenêtre suivante me confirme bien qu’il s’agit d’un fichier Excel, puisque je peux changer quelques propriétés propres à ce type de fichier :

  • Choix de la feuille du document
  • Sélection d’une plage
  • « La première ligne contient les noms des colonnes »
Propriétés Webi Excel

Si je clique sur « OK », j’accède alors au panneau de requêtes WebI classique avec mes colonnes dans la partie « Select » ainsi qu’un aperçu des données pré-exécuté :

Aperçu données Webi

Le résultat de ma requête sera un tableau classique, tel que l’on avait l’habitude de l’avoir avec DeskI ou le WebI Rich Client :

Résultat Webi Excel

En conclusion :

Si vous avez comme nous eu l’occasion d’échanger avec les utilisateurs BO, vous aurez certainement entendu cette plainte récurrente liée au passage aux outils Web : « J’ai des fichiers Excel importants sur mon poste, comment je fais pour les exploiter dans WebIntelligence ». Cette plainte étant très justifiée du fait que la fonctionnalité était pourtant bien présente jusqu’ici dans DeskI et WebIntelligence Rich Client.

On comprend les besoins importants de ces utilisateurs, notamment pour ceux qui doivent croiser les informations en provenance des bases de données avec celles qui leurs sont intimement liées et complémentaires : les informations relatives aux budgets ou aux objectifs (entre autres) qui sont rarement stockées en base.

Nous pouvons donc maintenant les rassurer : Cette fonctionnalité et bien reprise dans WebIntelligence et surtout elle fonctionne !

A noter cependant qu’il n’existe aucun lien entre le fichier importé dans le BI Launchpad et celui qui est en local sur votre poste. Si vous souhaitez voir vos modifications de données impactées au niveau de vos documents Web Intelligence, vous devrez alors ré-exporter le fichier Excel pour écraser celui qui est déjà en ligne.

Article rédigé par Olivier HEBERT.



9 commentaires

  • RAMBERT

    Bonjour,

    D’après ce qui vient être dit. Il n’est pas possible d’actualiser en automatique (par une planification) un rapport WebI créé à partir d’un fichier EXCEL et de prendre en compte les modifications faites sur EXCEL.

    On est obligé de faire organiser / Remplacer sur le document à chaque fois ?

    Cordialement

    Anne-Marie RAMBERT

  • RAMBERT

    Bonjour,

    J’ai un rapport WebI créé sur Rich Client, sur la base d’un fichier excel déposé sur le serveur BO.
    Ce fichier excel sera modifié tous les jours par une procédure.
    Je voudrais donc planifier ce rapport WebI pour prendre en comtpe les modifications de mon excel.
    Lors de l’exécution de ma planification j’ai le message erreur suivant:

    Impossible de trouver le fichier requis pour l’actualisation de la requête dans le système de fichier. Fichier introuvable : « \\boserver\E\SAP BO BI 4.1\SAP BusinessObjects\PERSO_AMR1\Test_Excel.xlsx » (IES 10851)

    Remarques: J’arrive bien à rafraichir mon rapport WebI sur RICH CLIENT si je le fais manuellement/

    Cordialement

    Anne-Marie Rambert

  • DeciVision
    DeciVision

    Bonjour,

    SI vous souhaitez passer par la fonctionnalité native du nouveau portail BO « Document Webi sur une source de données Excel » on devra passer par une action manuelle pour remplacer le document Excel source sur le portail BO tous les jours avant le rafraichissement.

    Dans votre cas de figure je pense que la meilleure approche serai :
    – Créer sur votre serveur BO une source de données ODBC pointant sur votre fichier Excel (fichier Excel stocké sur le réseau de l’entreprise)
    – Créer un univers BO utilisant cette source de données ODBC
    – Créer dans cet univers les objets de type Dimension et Indicateur sur le contenu de votre source de données Excel
    – Créer un document Webi utilisant cet univers
    – Planifier le rafraichissement de ce rapport Webi

    Cordialement,
    Julien DUGRIP

  • Dreux

    Bonjour,

    J ai rajouté à un rapport existant un fichier xls, par contre je n arrive pas à faire une invite de requête sur les données Xls. Cela me prend l exhaustivité des données Xls, alors que je souhaiterai faire un filtre automatisé. Est ce possible?

    Merci à vous

  • DeciVision
    DeciVision

    Bonjour,

    Désolé mais il n’est pas possible sur une source de données « Excel » de mettre en place un filtre de requête.il faut obligatoirement ramener toutes les lignes.
    Vous pouvez si besoin créer des filtres de rapports dans Webi afin de filtrer les données de la source Excel après le chargement. Sinon il vous faudra créer un univers BO basé sur une source de données Excel, à partir de cet univers vous pourrez alors faire des requêtes avec des filtres et des invites.

    Cordialement,
    Julien DUGRIP

  • david

    Bonjour,

    Est-il possible d’insérer un élément partagé pointant sur un fichier un Excel dans un rapport webi pointant déjà sur un univers?

  • Anonyme

    Bonjour ,

    J’ai un soucis qui ressemble au votre.
    moi j’arrive pas à envoyer des fichiers xls par mail , et plus exactements des fichiers xls qui contiennent des graphes.
    J’ai pas de soucis quand je fais un exports meme en xls ; mais quand je fais une planif ça me fait sort ça comme erreur :
    deliverResultsToDestination failed.

    Avez vous rencontré ce genre de problème ?

    Merci pour votre aide.
    Bien Cordialement
    Lyacine Saaoui

  • DeciVision
    DeciVision

    Bonjour,

    Oui nous avons testé cette manipulation sur notre plateforme BI 4.2 SP4, ceci fonctionne correctement.
    Nous avons créé un rapport à partir d’un fichier Excel, puis nous avons créé un élément partagé à partir d’un tableau provenant de ce rapport, et enfin nous avons réutilisé cet élément partagé dans un autre document contenant déjà des données provenant d’un univers.

    Cordialement,
    Julien DUGRIP

  • DeciVision
    DeciVision

    Bonjour,

    En général le message « deliverResultsToDestination failed » est retourné lorsque les destinations sont mal ou non configurées dans la console d’administration de l’application SAP Business Objects (CMC). Ces paramètres dépendent de votre configuration mail en interne.
    Ce problème résulte de l’administration et du paramétrage Business Objects et non d’une mauvaise manipulation sur le portail Web ou sur le rapport.

    Cordialement,
    Julien Dugrip

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