Zoom sur les nouveautés BI 4.2 : Les commentaires

Comme nous vous l’annoncions il ya quelques mois (lien), la version 4.2 de BO est disponible depuis quelques mois au téléchargement. Vous pouvez d’ores et déjà migrer vos plateforme vers cette version. Dans cet article, nous allons vous présenter une des principales nouveautés de cette version : l’ajout de commentaires sur les documents Webi.

Commentaires BI 4.2 en détails

A quoi servent les commentaires ?

Cette fonctionnalité permet de créer des commentaires dans un rapport. Ces commentaires ont pour objectif principal l’analyse des données affichées par le rapport et le partage de cette analyse avec les autres utilisateurs.

Exemple de commentaire saisi pour l’édition d’un rapport mensuel : « Le chiffre d’affaire du mois a été impacté par les grèves qui ont diminué le nombre de passagers ». C’est le type de commentaire qui convient à l’utilisation de cette fonctionnalité.

Les commentaires sont affichés dans une cellule du rapport. Note importante : ces derniers apparaissent dans les exports PDF.

Comment ajoute-t-on un commentaire ?

  • Ouvrir un document en modification (conception)
  • Aller dans l’onglet « Éléments du rapport », « Commentaire » et sélectionner « Insérer un commentaire » :
Commentaires dans SAP BI 4.2
  • Positionnez la cellule contenant le commentaire dans le rapport en cliquant à l’endroit qui vous convient :
Position commentaires bi4.2
  • Renseignez le commentaire :
Ajouter commentaire SAP BI 4.2
  • Retrouver le commentaire dans l’interface :
    1. Dans les onglets à gauche, sélectionnez le menu « Commentaire »
    2. Retrouvez dans la partie gauche le ou les commentaires qui ont été saisis avec l’auteur et la date de chaque commentaire.
    3. Dans le corps du document le dernier commentaire renseigné est affiché dans la cellule précédemment positionnée.
Visualisation commentaires bi 4.2

Règles de gestion des commentaires

Voici les règles qui régissent les commentaires :

  • Lorsqu’on saisit un nouveau commentaire, celui-ci remplace le commentaire précédemment saisi. Une cellule de commentaire n’affichera donc que le dernier commentaire saisi.
  • Il est possible de visualiser l’historique des commentaires.
  • Si on supprime la cellule « commentaire » du rapport, l’ensemble des commentaires liés sont supprimés
  • Il est possible de modifier les commentaires précédemment saisis.
  • Pour chaque commentaire on peut connaitre l’utilisateur qui l’a saisi ainsi que la date de saisie.

Droits spécifiques liés à l’application « commentaire »

Avec la fonctionnalité « commentaires » de nouveaux droits sont apparus dans la CMC.

Actions possible pour les utilisateurs :

  • Utilisateur ayant un droit « contrôle total » sur le document :
    • Créer une nouvelle cellule commentaire : OK
    • Ajouter un commentaire : OK
    • Modifier les commentaires existants : OK
    • Supprimer les commentaires existants : OK
    • Supprimer la cellule commentaire : OK
    • Visualiser la cellule commentaire : OK
    • Visualiser les commentaires : OK

L’utilisateur ayant un droit « contrôle total » pourra pleinement utiliser les fonctions de commentaires.

  • Utilisateur ayant un droit « visualiser à la demande » sur le document :
    • Créer une nouvelle cellule commentaire : KO
    • Ajouter un commentaire : KO
    • Modifier les commentaires existants : KO
    • Supprimer les commentaires existants : KO
    • Supprimer la cellule commentaire : KO
    • Visualiser la cellule commentaire : OK
    • Visualiser les commentaires : KO

L’utilisateur « visualiser à la demande » ne pourra pas utiliser la fonctionnalité commentaires

Il est possible de donner des droits supplémentaires à un utilisateur via les droits avancés du dossier contenant le document. Par défaut voici comment sont initialisés les droits avancés pour un utilisateur « visualiser à la demande » :

Gestion droits commentaires bi 4.2

Voici les droits à sélectionner pour que les utilisateurs « visualisateurs » puissent accéder aux commentaires saisis dans les rapports :

Droits visualisateurs bi 4.2

Afin de ne pas avoir à gérer les droits « commentaires » pour chaque dossier, nous vous conseillons de créer un groupe « applicatif » et d’y affecter les droits nécessaires. Toutes les personnes qui doivent pouvoir visualiser les commentaires seront affectées à ce groupe. Pour ajouter un commentaire il faudra en outre qu’ils aient le droit de modifier/enregistrer le document.

Où sont stockés les commentaires ?

Par défaut les commentaires sont stockés dans la base d’audit. Si vous souhaitez utiliser une autre base que celle d’audit, la configuration se trouve dans la CMC –> Applications –> clic droit sur « Application de commentaire BI » –> Propriétés.

Changement Base Stockage Commentaires

Interface de configuration de la base de donnée « commentaire » :

Configuration bdd 4.2

Ce que la fonctionnalité « commentaire » ne fait pas :

  • Indiquer la date d’actualisation et les invites qui avaient été renseignées lorsque le commentaire a été saisi. En effet, le commentaire est souvent lié aux données affichées. Sans cette indication, le commentaire perd de son sens ou risque de ne pas correspondre aux données auquel il est lié.
  • Avertir lorsqu’un utilisateur a ajouté un commentaire : Si un utilisateur est le créateur d’un rapport ou s’il a déjà saisi un commentaire sur un rapport, il ne sera pas avertit lorsqu’un nouveau commentaire sera saisi sur le rapport. Pour qu’il se rende compte qu’un nouveau commentaire a été saisi, il doit obligatoirement ouvrir le rapport.
  • Permettre l’affichage de plusieurs commentaires : Lorsque l’on saisit un commentaire, celui-ci s’affiche sur le rapport en remplace le commentaire précédemment saisi. Si deux personnes souhaitent commenter un même document, la première doit saisir un commentaire et la seconde doit modifier le commentaire déjà saisi.

Conclusion

Cette fonctionnalité peut être très utile et intéressante pour analyser et donner du sens aux données affichées par un rapport. Il faut cependant faire bien attention à l’utiliser dans le périmètre pour lequel elle a été développée. Pour pouvoir en profiter, faîtes une migration bi4 !

Article rédigé par Antoine MOLIERES.



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